Tài Sản Số

Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp nên có chữ ký số?

Ngày đăng: 19 Tháng Bảy, 2021

Chữ ký số hay còn gọi là Token ngày càng phổ biến, đặc biệt hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều ưu tien sử dụng trong hoạt động vận hành doanh nghiệp.

Những thông tin cơ bản về chữ ký số

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.

Nói dễ hiểu, chữ ký số hay còn gọi là Token là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Chữ ký số dùng cho mục đích gì?

Chữ ký số được sử dụng để kê khai hồ sơ nộp thuế trực tuyến, tiến hành kê khai hải quan điện tử hoặc thực hiện giao dịch chứng khoán điện tử…

Khi sử dụng chữ ký điện tử, các công ty, doanh nghiệp sẽ không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ như trước mà chỉ cần sử dụng chữ ký số và thực hiện kê khai trên phần mềm..

Cơ sở pháp lý của chữ ký số

Chữ lý số hoạt động dựa trên các quy định của của pháp luật. Cụ thể:

Luật giao dịch điện tử 2005

Nghị định số 57/2006/ND-CP ngày 9/6/2006 về Thương mại điện tử;

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP về chữ ký số ngày 15/02/2007 quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Nghị định số 27/2007/ND-CP ngày 23/2/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;

Nghị định 130/2018/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Công dụng của chữ ký số Token

Chữ ký số được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… mà doanh nghiệp không phải in các tờ kê khai, đóng dấu.

chu-ky-so-la-gi

Bên cạnh đó, chữ ký số cũng được các cá nhân, doanh nghiệp sử dụng để kí hợp đồng với các đối tác qua internet mà không cần phải gặp nhau.

Chữ ký số là thiết bị đảm bảo tốt, an toàn và chính xác tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các cá nhân hay cơ quan tổ chức cũng yên tâm hơn với các giao dịch điện tử của mình.

Ngoài ra, chữ ký số còn giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức nhà nước, dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian, không  mất thời gian đi lại, chờ đợi, không phải in ấn các hồ sơ.

Phân loại chữ ký số (Token)

USB Token

Khái niệm

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số được nhắc đến đầu tiên trong danh sách các loại chữ ký thông dụng nhất trên thị trường. Bởi lẽ, đây là loại chữ ký số ra đời đầu tiên trên thị trường và được nhiều người dùng lựa chọn để phục vụ cho hoạt động ký số chứng từ, tài liệu cho đến nay.

Đặc điểm

Chữ ký số USB Token là một thiết bị phần cứng đặc biệt an toàn, có hình dáng giống một chiếc USB thông thường.

Chức năng

USB Token có chức năng dùng để lưu trữ khóa bí mật nhằm tạo lập chữ ký số cho đối tượng là cá nhân hoặc doanh nghiệp. Khi khách hàng đăng ký dùng chứng thư số, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện nạp thông tin của khách hàng vào USB Token và đồng thời tạo ra một cặp khóa bí mật và công khai.

Đây là loại chữ ký số được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trên thị trường nhờ vào khả năng bảo mật cao, dễ sử dụng và có giá thành tốt.

Chữ ký số Smartcard

Đặc điểm

Phần cứng của chữ ký số này có hình dáng giống 1 chiếc sim điện thoại, do một số đơn vị cung cấp nghiên cứu và phát triển.

Ưu điểm

Ưu điểm nổi bật của chữ ký số Smartcard này là người dùng có thể ký số nhanh chóng ngay cả trên thiết bị di động.

Hạn chế

Loại chữ ký số này yêu cầu người dùng phải sử dụng sim của nhà mạng thực hiện tích hợp, khiến cho người dùng phải phụ thuộc vào loại sim mà đơn vị cung cấp lựa chọn.

Đồng thời, việc sử dụng sim khiến cho người dùng không thể thực hiện ký số khi đi nước ngoài hoặc nơi không có sóng. Đây là điểm hạn chế khá lớn đối với nhiều người dùng, đặc biệt là những người dùng thường xuyên phải đi công tác.

Chữ ký số HSM

Nếu so với hai loại trên thì đây là loại chữ ký số sở hữu nhiều tính năng vượt trội hơn nhằm đáp ứng yêu cầu tối đa của khách hàng trong việc bảo mật và hiệu năng hoạt động. Phần cứng của chữ ký số HSM sẽ được dùng để bảo vệ và thực hiện quản lý các cặp khóa điện tử, nhằm làm tăng tốc độ xác thực và mã hóa dữ liệu.

Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa tên tiếng anh thường được gọi là Remote Signature hay thường gọi bằng những cái tên khác như là chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số di động.

Đây là loại chữ ký số mới xuất hiện trên thị trường sử dụng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, giúp người dùng ký số mà không cần dựa trên thiết bị phần cứng. Loại chữ ký này cho phép người dùng ký số linh động mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên máy tính, điện thoại hoặc tablet.

chu-ky-so-usb-token
Chữ ký số dạng USB.

Tính năng ưu việt và khá tiện lợi, nhưng chữ ký số từ xa lại chưa được ưu tiên sử dụng. Bởi lẽ việc bảo mật dữ liệu khách hàng của loại chữ ký số này chưa được đánh giá cao, rủi ro nhiều tiềm ẩn bị đánh cắp dữ liệu ký số của khách hàng.

Do đó, để nghiên cứu và phát triển được loại chữ ký số đòi hỏi nhà cung cấp phải có sự nghiên cứu, phát triển dựa trên hạ tẩng công nghệ tốt, tuân thủ tuyệt đối các tiêu chuẩn về bảo mật.

Vì sao doanh nghiệp nên có chữ ký số?

Chữ ký số đang dần trở thành một phương tiện hữu ích phục vụ công việc cho doanh nghiệp và cá nhân một cách nhanh chóng, giúp giảm thiểu được khá nhiều chi phí và thời gian. Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số rất phổ biến. Nó giúp thực hiện các giao dịch về kê khai, nộp thuế, ký trực tiếp trên các văn bản điện tử hoặc là hợp đồng điện mà không cần phải gặp hay chuyển phát nhanh qua lại tốn nhiều thời gian.

Những đối tượng phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các đối tượng dưới đây sẽ bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022:

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm: Doanh nghiệp; đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hợp tác xã; tổ chức khác; hộ, cá nhân kinh doanh

Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Thủ tục tạo chữ ký số

Để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp bắt buộc doanh nghiệp phải tạo chữ ký số. Để tạo chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các bước dưới đây:

Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Đơn vị được chọn phải đáp ứng các điều kiện sau:

Có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.

Có chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và mua chữ ký số

Chuẩn bị bộ hồ sơ và gửi cho Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Thành phần hồ sơ gồm:

1. Giấy phép đăng ký doanh nghiệp (Bản sao y);

2. Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật (Bản sao y);

Sau khi nhận thông tin của doanh nghiệp thì đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sẽ gửi giấy xác nhận thông tin khách hàng và giấy đăng ký cấp chứng thư công cộng.

Để hoàn thiện thủ tục và tránh bị khóa chữ ký số, doanh nghiệp tiếp tục gửi bộ hồ sơ về cho đơn vị chứng thực chữ ký số để nhận chữ ký số. Thành phần hồ sơ gồm:

1. CMND/CCCD người đại diện theo pháp luật (đóng mộc treo)

2. Giấy phép đăng ký kinh doanh (đóng mộc treo)

3. Giấy xác nhận thông tin KH (ký tên, đóng dấu)

4. Giấy đăng ký cấp chứng thư công cộng.

Danh sách đơn vị cung cấp chữ ký số ở Việt Nam

Chữ ký số Viettel

Chữ ký số Viettel là sản phẩm của Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel, có chi nhánh khắp cả nước. Chữ ký số Viettel được sử dụng trong các dịch vụ hành chính công điện tử, như kê khai thuế, hải quan trực tuyến,... Đồng thời, chữ ký số Viettel cũng được sử dụng trong giao dịch thư điện tử, email, mua bán trực tuyến, giao dịch chứng khoán,...

Các doanh nghiệp, cá nhân cũng sử dụng trong các giao dịch điện tử như ký hợp đồng, ký kết văn bản thỏa thuận, kinh doanh trực tuyến.

Chữ ký số VNPT

Chữ ký số VNPT là sản phẩm của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Bộ TTT&TT đã trao giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cho VNPT, với đơn vị đại diện trực tiếp là Công ty VDC. VNPT là đơn vị đầu tiên được cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng.

Chữ ký số BKAV

Tháng 3/2010, Bộ TT&TT đã cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cho Công ty An ninh mạng BKAV. Công ty này trở thành một trong những nhà cung cấp đầu tiên đưa ra thị trường đầy đủ các loại hình dịch vụ chứng thực chữ ký số với tên thương mại là BKAV-CA.

Chữ ký số BKAV-CA ngày càng khẳng định được thương hiệu và uy tín của mình.

Chữ ký số NewCA

Newtel-CA là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo giấy phép số 1046/GP-BTTTT do Bộ TT&TT cấp ngày 13/7/2011.

Chữ ký số FPT

Công ty hệ thống thông tin FPT chính thức được Bộ TT&TT cấp giấy phép là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng vào ngày 26/7/2010. Tháng 10/2010, dịch vụ chữ ký số FPT-CA bắt đầu cấp phát chứng thư số và tham gia vào thị trường chữ ký số Việt Nam.

Chữ ký số EFY

EFY Việt Nam là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng EFY-CA hoạt động theo giấy phép số 153/GP-BTTTT do Bộ TT&TT cấp ngày 5/4/2018. 

Chữ ký số VINA

Công ty Cổ phần chữ ký số Vina là đơn vị được Bộ TT&TT cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chính thức. Với định hướng đầu tư và tham gia thị trường chữ ký số, giải pháp ứng dụng chữ ký số một cách toàn diện, lâu dài, có chiều sâu.

Chữ ký số VIN

LCS-CA là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoạt động theo giấy phép số 954/GP-BTTTT năm 2019 do Bộ TT&TT cấp theo Nghị định 30/2007/NĐ-CP của Chính phủ.

Hiện nay chữ ký số LCS-CA đang được Tổng Cục thuế, Tổng Cục hải quan, Bảo hiểm xã hội, Bộ Y tế, Bộ Công thương, VCCI,... cùng một số bộ, ban, ngành sử dụng trong giao dịch điện tử và dịch vụ công trực tuyến trên cả nước.

chu-ky-so-dang-sim
Chữ ký số dạng sim.

Cơ chế hoạt động và cách dùng chữ ký số

Cơ chế hoạt động

Hiện nay, có nhiều website sử dụng hình thức xác thực tài khoản thông qua chữ ký số Token. Người dùng tiến hành đăng nhập. Trong quá trình thực hiện giao dịch, sau khi nhập xong nội dung sẽ thấy yêu cầu nhập mã OTP, đó là công việc bắt buộc người dùng phải xác nhận chữ ký số.

Mã chữ ký được mã hóa thành những dãy số gồm 4 đến 6 chữ số khác nhau, gửi trở lại cho người dùng và được lưu trữ ở phía người dùng (trên trình duyệt, tin nhắn SMS, …). Lưu ý, OTP chỉ có hiệu lực trong 60 giây, vượt quá thời gian đó người dùng phải nhập mã khác.

Trường hợp, người dùng cần truy cập một cái gì đó trên máy chủ, hệ thống sẽ gửi mã và xác mình Token đính kèm. Nếu phù hợp, người dùng tiếp tục tiến hành. Khi người dùng đăng xuất khỏi máy chủ thì ngay lập tức Token sẽ bị hủy.

Có thể thấy, việc áp dụng chữ ký số sẽ giúp người dùng giảm thiểu chi phí các công văn giấy tờ truyền thống. Giờ đây, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện hành lang pháp lý và giao dịch với các cơ quan nhà nước.

Sử dụng chữ ký số kê khai hóa đơn

Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử cũng tương tự như kê khai hải quan hay khai thuế điện tử. Mỗi doanh nghiệp đều cần phải đảm bảo các điều kiện để thực hiện thao tác này, như:

Sở hữu chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.

Máy tính sử dụng để lập, phát hành hóa đơn điện tử phải cài đặt phần mềm chữ ký số chuyên dụng.

Doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử.

Khi doanh nghiệp đã đảm bảo 3 yếu tố trên thì có thể áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau: 

Bước 1: Người lập hóa đơn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn theo đúng quy định như mã số thuế, địa chỉ người mua/ người bán, mã hàng, số lượng, mức áp dụng thuế.

Bước 2: Doanh nghiệp kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số. 

Bước 3: Phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng Token vào máy tính. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.

Ưu và nhược điểm của chữ ký số Token

Ưu điểm

Chữ ký số đảm bảo tính an ninh tốt, an toàn và chính xác tính bảo mật cao.

Thông qua chữ ký số, các thông tin được toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký kết. Việc ký chữ ký số giúp cho các tổ chức, cá nhân yên tâm hơn với các giao dịch điện tử của mình.

Chữ ký số giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cơ quan Nhà nước và các cá nhân, tổ chức được đơn giản hóa thủ tục hành chính. Việc trao đổi cũng thuận tiện và dễ dàng, nhanh chóng, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại mà lại vừa đảm bảo tính pháp lý.

Ngoài ra chữ ký số còn được sử dụng khá phổ biến trong các hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số ký kết hợp đồng với đối tác thông qua mạng trực tuyến, khi 2 bên ở quá xa mà không thể gặp nhau được.

Nhược điểm

Mặc dù các thao tác ký chữ ký số tương đối đơn giản và dễ thực hiện, nhưng trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể gặp một số rủi ro.

Token chứa chữ ký số có thể hết thời gian có hiệu lực. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp chữ ký để gia hạn thêm, tránh gây gián đoạn quá trình lập, phát hành hóa đơn.

Bên cạnh đó, Token cũng có thể bị hỏng, kém chất lượng, không hoạt động. Đây là rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp chữ ký điện tử không uy tín, dẫn đến chất lượng của Token không được đảm bảo trong quá trình sử dụng. 

Ngoài ra, Token cũng có thể không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử. Việc này do lỗi hệ thống hoặc máy tính thực hiện kê khai chưa cài đặt phần mềm ký số.

Ứng dụng của chữ ký số điện tử trong đời sống

Chữ ký số điện tử có thể sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số.

Theo đó, chữ ký số điện tử được sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để các đối tác, khách hàng của bạn biết có phải bạn là người gửi thư không.

Sử dụng chữ ký số điện tử để đầu tư chứng khoán trực tuyến, mua bán hàng trực tuyến, có thể dùng để thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp tiền như với đối với các tài khoản VISA, Master.

Các đối tác có thể ký hợp đồng kinh tế hoàn toàn trực tuyến không cần gặp mặt  trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.

Chữ ký số dùng để kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian in các tờ khai, trình ký đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng và ngồi đợi để nộp tờ khai này.

Trong tương lai, các cơ quan, ban ngành sẽ làm việc với nhân dân hoàn toàn trực tuyến và một cửa. Việc sử dụng chữ ký số sẽ giúp các cá nhân, tổ chức , doanh nghiệp dễ dàng sử dụng với các ứng dụng chính phủ điện tử, các cơ quan Nhà nước khi cần làm thủ tục hành chính hay xin một xác nhận để khai vào mẫu và ký số để gửi

Các trường hợp dùng chữ ký số để ký hóa đơn chứng từ

Giao dịch với các cơ quan, tổ chức Nhà nước

Chữ ký số được ứng dụng nhiều nhất trong các thủ tục hành chính với cơ quan Nhà nước như: Đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, kê khai và đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp,…

Nhờ có chữ ký số, doanh nghiệp không cần phải trực tiếp tới cơ quan Nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính, từ đó tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức cũng như chi phí cho mỗi lần giao dịch.

Giao dịch với đối tác

Để giao dịch được với các đối tác từ xa, doanh nghiệp nhất định không thể không sử dụng chữ ký số. Chữ ký số giúp cho việc trao đổi hợp đồng, văn bản, chứng từ hay mua bán hàng hóa có thể được thực hiện mà không cần gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn đảm bảo an toàn về bảo mật thông tin cũng như danh tính của các bên. Ngoài ra, chữ ký số còn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức di chuyển nếu các đối tác ở vị trí địa lý không thuận tiện cho việc gặp mặt trao đổi.

Giao dịch điện tử thông thường

Chữ ký số được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử và luôn bảo đảm tính pháp lý tương đương theo quy định của luật giao dịch điện tử như khi ký kết hợp đồng của các cá nhân, cơ quan tổ chức.

Ngoài ra, các cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số như trong những công cụ bảo mật các email của mình để thực hiện việc trao đổi các thông tin, giấy tờ nhanh chóng, an toàn.

Nhật Linh

Bình luận